Manuel du bon usage du mobile en milieu professionnel
 | Le mobile a complètement transformé notre usage du téléphone. Nous sommes joignables partout, tout le temps… dans la sphère professionnelle, cela peut jouer des tours. À découvrir : 14 règles de savoir-vivre pour bien communiquer. |
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Comment respecter votre interlocuteur lorsque vous n’êtes pas seul
En réunion, rendez-vous ou chez des clients, le plus simple est d’éteindre votre mobile. Mais si vous avez impérativement besoin d’être joignable :
Évitez de répondre si c’est pour dire simplement « je vous rappelle », c’est aussi irrespectueux de la
personne en face de vous que de votre correspondant. S’il n’y a vraiment aucune autre solution, alors excusez-vous, et sortez répondre en abrégeant au maximum l’appel.
2. Réglez le volume de votre sonnerie
Les sonneries trop fortes ou trop « particulières » des portables peuvent lasser votre entourage. Utilisez la personnalisation de votre mobile avec parcimonie, il en va de votre image.
S’il s’agit de prendre en notes les propos de votre interlocuteur, dites-le lui clairement pour éviter tout malentendu.
1. Mettez systématiquement votre téléphone en silencieux ou mode vibreur
Prendre un appel mobile au cours d'une réunion d'affaires peut vous porter préjudice. Si vous êtes en rendez-vous (également lors d’entrevues ou de réunions avec les collègues ou subordonnés), la politesse voudrait que vous rejetiez l’appel.Évitez de répondre si c’est pour dire simplement « je vous rappelle », c’est aussi irrespectueux de la
personne en face de vous que de votre correspondant. S’il n’y a vraiment aucune autre solution, alors excusez-vous, et sortez répondre en abrégeant au maximum l’appel.
2. Réglez le volume de votre sonnerie
3. À table, laissez votre mobile dans votre sac
Vous en avez certainement déjà fait l’expérience, un déjeuner d’affaires où un convive a les yeux rivés sur son mobile déposé près de l’assiette, c’est exaspérant !
4. Évitez d’être "multitâches"
Si vous appelez tout en rédigeant un mail, en renseignant un tableau Excel ou en surfant sur Internet, votre interlocuteur percevra forcément votre distraction. Mieux vaut vous concentrer entièrement à la conversation, sous peine d’être vexant ou de vous déconsidérer.S’il s’agit de prendre en notes les propos de votre interlocuteur, dites-le lui clairement pour éviter tout malentendu.Apprendre à moduler sa voix : un confort utile pour vous et vos voisins
Téléphoner en étant entouré ou dehors impose parfois une véritable gymnastique vocale. Il faut savoir « régler le volume » de votre voix pour ceux qui vous entourent et pour votre interlocuteur qui ne peut deviner ce qui se passe à l’autre bout du fil !
8. Confidentialité, soyez vigilant
Lorsque nous comprenons mal notre interlocuteur, nous avons tendance à parler plus fort. Pourtant, ce n’est pas parce que vous ne distinguez pas correctement sa voix, que lui ne vous entend pas ! À moins que votre interlocuteur ne vous le demande, essayez de maîtriser votre voix et si vous devez hausser le ton, assurez-vous que vous ne dites rien de confidentiel.
5. Modulez votre voix
Les microphones des mobiles sont très sensibles. Ils peuvent capter les voix les plus douces, tout en bloquant le bruit ambiant. Il n’est donc jamais indispensable de crier dans un mobile. Si vous êtes entouré, soyez attentif et réduisez le volume de votre voix. Un sourire s’entend tout autant qu’un soupir : n’hésitez pas à sourire en téléphonant, votre interlocuteur y sera sensible.
6. Placez-vous à une distance raisonnable des autres
Au moins 3 mètres… ce qui vous permet de respecter votre entourage et la confidentialité de votre conversation. De plus vous offrez à votre interlocuteur un environnement plus calme.
7. En marchant, n’accélérez pas votre respiration
En déplacement, notre voix est accélérée et parfois haletante. Votre interlocuteur pourrait vous croire ému ou énervé. Prévenez-le simplement afin qu’il ne se méprenne pas.8. Confidentialité, soyez vigilant
Les règles à connaître lorsque c’est vous qui appelez
Lorsque c’est vous qui appelez, quel qu’en soit le motif ou le degré d’urgence, gardez en tête les principes de respect que l’on attend de vous :
Et inversement : prenez l’habitude de vous présenter immédiatement en décrochant. Un simple « allô » peut-être perturbant pour celui qui vous appelle pour la première fois.
9. Choisissez des horaires adaptés à votre interlocuteur
Pour un coup de fil professionnel, adaptez-vous aux habitudes de vos correspondants et tenez compte du décalage horaire si vous appelez à l'étranger.
10. N’imposez pas votre rythme à l’autre
Votre appel peut déranger autant que vous êtes vous-mêmes parfois dérangé par les coups de fils des autres. Si votre conversation risque d’être longue, demandez systématiquement à votre interlocuteur s’il a le temps nécessaire pour traiter le sujet que vous souhaitez aborder.
11. Présentez systématiquement l’objet de votre appel
Présentez-vous dès vos premiers mots, saluez votre interlocuteur et annoncez l'objet de votre appel. Si vous tombez sur un intermédiaire, laissez un message et demandez à quelle heure vous pourrez rappeler votre interlocuteur sans le déranger.Et inversement : prenez l’habitude de vous présenter immédiatement en décrochant. Un simple « allô » peut-être perturbant pour celui qui vous appelle pour la première fois.
12. Prévenez votre interlocuteur si vous utilisez le haut-parleur puis présentez les personnes qui vont l’écouter.
Sur votre répondeur, là aussi, faites preuve de tact
13. Veillez à vous présenter clairement ainsi que votre société.
14. Communiquez les horaires auxquels vous serez joignable
14. Communiquez les horaires auxquels vous serez joignable
Les 10 règles d'or du téléphone
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1. On évite d’appeler après 21h. Ce n’est pas parce qu’on est joignable 24 heures/24 et partout qu’il faut en abuser. On respecte la vie des autres comme on aimerait qu’ils respectent la nôtre !
2. Lorsqu’on appelle, on se présente toujours et on demande si l’on ne dérange pas.D'ailleurs, on préfère si possible le sms, qui n'interrompt pas votre correspondant et lui permet de différer la réponse.
3. On se souvient de cette règle souvent oubliée : la personne qui appelle attend que la personne appelée mette un terme à la conversation. Ainsi, on ne dérange pas sa copine pour lui raconter sa vie, en ne demandant pas de ses nouvelles, et en lui raccrochant quasiment au nez juste après l’avoir utilisée comme déversoir.
4. Lorsqu’on est en conversation avec quelqu’un, on ne prend pas systématiquement les doubles appels. Cela signifie que vous accordez davantage d’importance à une autre personne qu’à votre interlocuteur du moment.
5. On évite de mémoriser une sonnerie insupportable sur son portable et on le programme sur vibreur le plus souvent possible.
6. On ne dégaine pas son portable plus vite que son ombre dès qu’on s’installe quelque part. D'ailleurs, au restaurant, chez des copains, en réunion... ou accompagnée, il n’existe qu’une seule règle : on éteint son portable ! Une exception : si l’on attend un appel important, on le met sur vibreur et l’on prévient son entourage en présentant ses excuses, par avance.
7. N’imposez pas aux personnes qui vous accompagnent un grand moment de solitude. Vous avez été obligés de prendre un appel ? Demandez à votre interlocuteur s’il est possible de le joindre plus tard. Sinon, écourtez au minimum la conversation.
8. Le dernier tube de Koxie ou le générique de Nip/Tuck ? Pas terrible comme musique de fond sur votre répondeur, surtout lorsque votre patron appelle. De même, on évite les messages à rallonge, qui font perdre du temps à votre interlocuteur. On se contente d'un simple "Bonjour, c'est Sandrine Durand, je ne peux pas vous répondre pour le moment mais laissez-moi vos coordonnées et je vous rappellerai dès que possible". Clair, concis, et efficace.
9. Vous êtes en pleine communication et clic ! coupure. C’està celui qui appelle de rappeler l’autre même si vous n’êtes en rien responsable de cette interruption.
9. Time is money, le temps c’est de l’argent. Si quelqu’un vous appelle sur votre mobile simplement pour vous prévenir de son retard de quelques minutes, n’entamez pas une longue conversation avec cette personne. Les communications ne sont pas gratuites !
2. Lorsqu’on appelle, on se présente toujours et on demande si l’on ne dérange pas.D'ailleurs, on préfère si possible le sms, qui n'interrompt pas votre correspondant et lui permet de différer la réponse.
3. On se souvient de cette règle souvent oubliée : la personne qui appelle attend que la personne appelée mette un terme à la conversation. Ainsi, on ne dérange pas sa copine pour lui raconter sa vie, en ne demandant pas de ses nouvelles, et en lui raccrochant quasiment au nez juste après l’avoir utilisée comme déversoir.
4. Lorsqu’on est en conversation avec quelqu’un, on ne prend pas systématiquement les doubles appels. Cela signifie que vous accordez davantage d’importance à une autre personne qu’à votre interlocuteur du moment.
5. On évite de mémoriser une sonnerie insupportable sur son portable et on le programme sur vibreur le plus souvent possible.
6. On ne dégaine pas son portable plus vite que son ombre dès qu’on s’installe quelque part. D'ailleurs, au restaurant, chez des copains, en réunion... ou accompagnée, il n’existe qu’une seule règle : on éteint son portable ! Une exception : si l’on attend un appel important, on le met sur vibreur et l’on prévient son entourage en présentant ses excuses, par avance.
7. N’imposez pas aux personnes qui vous accompagnent un grand moment de solitude. Vous avez été obligés de prendre un appel ? Demandez à votre interlocuteur s’il est possible de le joindre plus tard. Sinon, écourtez au minimum la conversation.
8. Le dernier tube de Koxie ou le générique de Nip/Tuck ? Pas terrible comme musique de fond sur votre répondeur, surtout lorsque votre patron appelle. De même, on évite les messages à rallonge, qui font perdre du temps à votre interlocuteur. On se contente d'un simple "Bonjour, c'est Sandrine Durand, je ne peux pas vous répondre pour le moment mais laissez-moi vos coordonnées et je vous rappellerai dès que possible". Clair, concis, et efficace.
9. Vous êtes en pleine communication et clic ! coupure. C’està celui qui appelle de rappeler l’autre même si vous n’êtes en rien responsable de cette interruption.
9. Time is money, le temps c’est de l’argent. Si quelqu’un vous appelle sur votre mobile simplement pour vous prévenir de son retard de quelques minutes, n’entamez pas une longue conversation avec cette personne. Les communications ne sont pas gratuites !
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